Die Zeiterfassungssoftware – die clevere Verwaltungsmöglichkeit

Die Zeiterfassungssoftware wird immer mehr von kleinen sowie mittleren Firmen genutzt. Der Benutzer loggt sich bei Arbeitsantritt einfach in die Software ein. Dabei kann der Mitarbeiter entweder die Arbeitszeit selber eintippen oder diese wird von dem System automatisch erfasst. Nachher erfasst die Software alle Arbeitszeiten oder führt eine automatische Zuordnung der Arbeitszeiten durch. Auf diese Weise können die Arbeitszeiten auf ihre Effektivität hin überprüft werden.

Weswegen ist ein Zeiterfassungssystem sinnvoll?

Der Unternehmer ist aus gesetzlicher Sicht nicht dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter zu verzeichnen. Doch das Gesetz verpflichtet dazu, die geleistete Mehrarbeit zu verzeichnen. Hierbei bleibt ihm selbst überlassen, ob er diese durch die Mitarbeiter notieren lässt beziehungsweise ob er ein Zeiterfassungssystem in das Unternehmen einführt. Denn laut Gesetz muss die Zeiterfassung des Arbeitgebers es möglich machen, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter prüfen zu können. In größeren Unternehmen kommen häufig Missbräuche vor. Mitarbeiter tragen entweder falsche Arbeitszeiten ein oder lassen sich von den Kollegen die eigene Chipkarte abstempeln, um mehr Arbeitsstunden vorzutäuschen. Deshalb stellt eine Zeiterfassungssoftware die geeignete Möglichkeit dar, dies zu verhindern und die Arbeitszeiten ohne großen Aufwand zuverlässig zu notieren.

Vorzüge einer Zeiterfassungssoftware

Durch den Gebrauch der Zeiterfassungssoftware werden sämtliche notwendigen Daten geliefert, die zur Kontrolle der Arbeitszeiten der Mitarbeiter notwendig sind. Diese übernimmt wirkungsvoll die Aufgabenstellung der Stempeluhr, die früher zum gleichen Zweck verwendet wurde. Während damals allerdings trotz der Stempeluhr alle Arbeitszeiten mühsam ermittelt werden mussten, übernimmt die Software ebenfalls jene Aufgabe und erspart dadurch vor allem kostbare Zeit. Dank dieser wird sehr schnell deutlich, welche Mitarbeiter zu spät kommen, wie viel Zeit für die Pausen eingelegt wird, welche Mitarbeiter gerade im Urlaub oder krankheitsbedingt abwesend sind und wie viele Überstunden bestehen. Die Software ermöglicht sogar eine projektgesteuerte Zuteilung der Arbeitszeiten. Dank der Zeiterfassungssoftware ist es sogar denkbar, mehrere Standorte zentral zu verwalten. Dies geschieht durch eine zentrale Verwaltung der Arbeitszeiten in einer gemeinsamen Datenbank. Im Unterschied zu einem elektronischen Zeiterfassungssystem bedeutet eine Zeiterfassungssoftware Kostensenkungen, weil diese im Vergleich zu der elektronischen Zeiterfassung erheblich günstiger ist. Daneben entfällt durch die Software die Anschaffung der Chipkarten, wodurch zusätzlich Geld gespart wird. Zwar werden diverse kostenlose Zeiterfassungssoftware angeboten, doch diese können nur den Ansprüchen kleinerer Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern gerecht werden. Eine kostenpflichtige Zeiterfassungssoftware ist deshalb für größere Unternehmen gewiss die sinnvollere Lösung. Denn solch eine Software hat diverse Auswertungsmöglichkeiten und einen viel größeren Funktionsumfang. Wird eine kostenpflichtige Software ausgewählt, wird häufig dazu noch ein Support angeboten, der besonders bei technischen Schwierigkeiten nützlich ist.