Was ist eigentlich ein Warehouse Management System?

Um nicht den Überblick zu verlieren, gibt es in der Lagerhaltung Standardprozesse. In der digitalisierten Welt kann ein spezielles Computerprogramm, ein sogenanntes Warehouse Management System(WMS), diese Aufgaben übernehmen. Neben den wichtigen Kernfunktionen, lassen sich auch Zusatzfunktionen und Erweiterungsmodule dazubuchen.

Mit einem Warehouse Management System haben Sie alle logistischen Vorgänge im Überblick!

Zunächst einmal sollte geklärt werden, was ein solches Programm als Basis leisten muss. Ein gutes WMS koordiniert alle Waren Ein-und Ausgänge, und alles was damit zusammenhängt. Die Rede ist beispielsweise von der Qualitätskontrolle, oder der Einlagerung sowie dem Versand. Aber auch ungeplante Wareneingänge kann das Programm verzeichnen und bearbeiten. Mit einem Warehouse Management System haben Sie alle logistischen Vorgänge, und somit Ihren Ist-Bestand immer im Blick. Auch die Aufgaben der Kommissionierung können von einem Warehouse Management System übernommen werden. Das heißt es werden alle bestellten Waren, aus dem Sortiment für die einzelnen Aufträge, zusammengestellt. Diese Versandeinheiten werden nach den individuellen Bedürfnissen der Kunden bearbeitet. Das Warehouse Management System kann dabei sogar die genaue Position, jedes einzelnen Postens, auf der Palette bestimmen und zuordnen.

Weitere Funktionen in dem Warehouse Management System:

Das Warehouse Management System hat einen weiteren, entscheidenden Vorteil. Es lässt sich nicht nur von dem PC im Büro aus bedienen, sondern auch von einem Mobilen Datenendgerät (MDE) betrieben werden. Das WMS unterstützt Sie jedoch auch noch bei weiteren logistischen Aufgaben. Es kann beispielsweise die Ladelisten für die einzelnen Touren der LKW zusammenstellen. Dabei berücksichtigt es sogar die umgekehrte Reihenfolge der Beladung. Denn, die Waren für die ersten Kunden, sollten natürlich auch zuerst wieder abgeladen werden können. Das Programm kann sogar den optimalsten Versandweg bestimmen. Dabei errechnet es auch die zu erwartenden Versandkosten für Ihr Unternehmen. Diese werden aus verschiedenen Parametern, wie zum Beispiel Kilometerzahl, und Anzahl der Posten auf der Tour errechnet. Die Software kann aber noch mehr leisten. Ein Beispiel: Wenn eine Bestellung storniert wurde, und sich die Ware daher noch im Warenausgang befindet, steuert das Programm die korrekte Einlagerung zurück in Ihren Bestand.

Ein kurzes Fazit zu WMS:

Im Wesentlichen unterstützt ein Warehouse Management System Sie als Disponenten bei der logistischen Arbeit. Diese hat bekanntlich das Ziel, dass Güter in der richtigen Menge, und zum richtigen Zeitpunkt bereitgestellt werden. Auch die richtige Lagerung(Stichwort: fifo), an sich kann durch dieses Computerprogramm überwacht werden. Ebenfalls überwacht durch dieses spezielle Programm, wird der tatsächliche Bestand in Ihrem Lager. Sollte ein Topseller zuneige gehen, werden Sie automatisch an die Bestellung des Artikels erinnert. Ein Vorteil der Software ist, dass sie auch auf einem mobilen MDE abrufbar ist. Damit können Änderungen direkt im Lager in das System eingespeist werden.

 

Was ist ein Lagerverwaltungsprogramm?

LagerverwaltungsprogrammEin Lagerverwaltungsprogramm ist eine Anwendung die hilft, den Überblick über die Lagerbestände zu haben. Mit dem Einsatz von einem solchen Programm ist es nicht mehr notwendig, häufig durch das Lager zu gehen und die Bestände manuell zu erfassen. Typischerweise werden mit einem solchen Programm der Wareneingang, Warenausgang, Lagerbestände und Entnahme erfasst, sodass Bestände auf einen Blick im PC zu sehen sind. Bei einem Lagerverwaltungsprogramm werden die Bewegungsdaten berücksichtigt, um neben den Lagerbeständen auch die Bestandsveränderungen zu zeigen. Allerdings sind Inventuren weiterhin notwendig und gesetzlich vorgeschrieben.

Wo werden Lagerverwaltungsprogramme eingesetzt?

Für ein Lager von kleineren Geschäften wie zum Beispiel einem Bekleidungsladen, Tante Emma Laden, Buchhandlungen oder Elektrogeschäften sind einfache Lagerverwaltungsprogramme sinnvoll. Diese Programme basieren meist auf Spreadsheets, zum Beispiel Mircosoft Exel. In der Zwischenzeit gibt eine große Auswahl an einfachen Lagerverwaltungsprogrammen zum kostenlosen Download im Internet. Sobald aber umfangreichere und komplexere Programme mit vielen Nutzern und großen Volumen benötigt werden, reichen diese einfachen Programme nicht mehr aus und es sind professionelle und kostenpflichtige Programme einzusetzen. Erst damit lassen sich Abläufe optimieren und Kosten senken.

Was muss ein Lagerverwaltungsprogramm können?

Während die einfachen Lagerverwaltungsprogramme im Grunde nur die Bestände und Bestandveränderungen zeigen, bieten die besseren Programme auch die Möglichkeit, zu überwachen wie lange sich Produkte und Materialen im Lager befinden und ob der Verbrauch oder Lagerabgang nach First In – First Out oder Last In First In gesteuert werden soll. Daneben können auch andere Funktionen für eine optimale Lagerhaltung wichtig sein, wie zum Beispiel die beste Nutzung des Lagerraums bei unterschiedlichen Größen der Produkte oder Zugriffsschnelligkeit beim Materialfluss oder Auslieferung. Sobald aber ein größeres Lagervolumen erreicht wird und viele Funktionen benötigt werden, reichen einfach Lagerverwaltungsprogramme nicht mehr aus. Es ist daher vor einer Entscheidung für ein Lagerverwaltungsprogramm der momentane Bedarf für ein solches System zu erarbeiten und zu überlegen welche Anforderungen sich in der Zukunft ergeben können.

Zusammenfassung

Das umfangreiche Angebot an kostenlosen Lagerverwaltungsprogrammen kann solche Anwendungen attraktive machen. Die Grenzen für ein solches Lagerverwaltungsprogramm sind aber sehr schnell erreicht. Die Möglichkeiten dieser Lagerverwaltungsprogramme reichen für eine effiziente und kostengünstige Lagerhaltung mit Sicherheit nicht aus. Es ist also angebracht, vorher genau zu überlegen welche Funktionen ein Lagerverwaltungsprogramm haben soll und was in Zukunft benötigt wird. Eine vermeintlich billige Lösung kann eine teure Sackgasse werden. Es kann dazu führen, dass ein Umweg gemacht wird, der besser vermieden worden wäre. In Geschäften mit kleinem Lagervolumen und begrenztem Umschlag hat ein einfaches Lagerverwaltungsprogramm auf jeden Fall eine Berechtigung.

Die Lagersoftware

Wenn ein Unternehmen schneller agieren kann, dann steigt auch der Umsatz. Kunden müssen nicht mehr lange auf ihre bestellten Waren warten und auch der Zahlungseingang ist schneller. Damit kann das Unternehmen einen noch schnelleren Gewinn verbuchen. Was sich so utopisch anhört, ist in Wirklichkeit ganz einfach zu erreichen, nämlich mit einer Lagersoftware. Solch eine Lagersoftware macht das Undenkbare wahr. Denn wenn ein Lager vorhanden ist und das ist bei den meisten Unternehmen so, kann eine solche Lagersoftware den kompletten Steuerungsprozess übernehmen. Ganz gleich, ob schon mal mit solch einer Lagersoftware hantiert wurde, oder nicht, die Bedienung ist ganz leicht und schnell zu erlernen. Anhand von Analysen wird die Lagersoftware den aktuellen Gewinn berechnen können. Dabei hat die Software aber auch den Ein – und Ausgang fest im Visier. Wenn sich eine Ware nicht mehr im Lager befinden sollte, informiert diese Lagersoftware zuverlässig darüber. Sogar das komplette Rechnungswesen kann von solch einer Lagersoftware übernommen werden. Wer mehr aus seinem Unternehmen rausholen möchte und vielleicht sogar mit anderen kooperieren will, der wird mit der Anschaffung einer solchen Lagersoftware nichts falsch machen können.

Egal welches Regal, die Software weiß immer Bescheid

Vorbei sind die Zeiten, in welchen Gabelstapler durch die Lager fahren mussten, um eine Ware zu suchen. Nun kann die Software das suchen übernehmen und den Gabelstapler zum genauen Ort der Ware lotsen. Dabei spielt die Ware, als auch die Größe der Regale keine Rolle. Die Software erkennt jegliche Regale sofort und weiß, wo noch nachgefüllt werden muss und wo nicht. Jene Software kann wieder Ordnung in einen Betrieb bringen. Denn wenn alles durcheinander läuft, kommt es zu Fehlern. Damit Fehler erst gar nicht entstehen können, ist es von Vorteil, sich für diese Lagersoftware zu entscheiden. Ein Unternehmen kann nicht überall gleichzeitig an allen Orten sein. Gerade wenn es sich dann noch um ein Update der Homepage handelt, oder einfach nur eine Kundenbetreuung. Wer viel zu produzieren hat, braucht auch ein System, welches alles miteinander verbindet und managen kann. Gerade in Bezug auf die Konkurrenz ist solch eine Lagersoftware viel wert. Denn wenn ein Unternehmen mehr produzieren kann, in gleicher Qualität, wird es einem anderen Unternehmen überlegen sein.

Die Software, ein idealer Berater in jeder Situation

Kein Unternehmen muss sich mehr bzgl. der eigenen Finanzen beraten lassen. Die Software gibt Aufschluss darüber, was an Ausgaben gemacht wurde und für welche Produktionen noch Geld vorhanden ist. Demnach kann ein Unternehmen selbst entscheiden, wie die Produktionskosten noch mehr gesenkt werden können, falls zu viel dafür ausgegeben wird. Fakt ist, jene Lagersoftware ist ein Berater in jeder Situation, auf welchen das Unternehmen stets Zugriff hat. Selbst dauerhafte Schäden lassen sich dank dieser Software vermeiden. Denn sollte irgendein Regal brüchig sein, oder nicht mehr dem gewünschten Sicherheitsstandard entsprechen, alarmiert diese Software zuverlässig über das Leck im Lager.

Die Daten werden in der Regel über W-Lan übertragen

Damit die Daten an einen Gabelstapler reibungslos übertragen werden können, wird bei solch einer Software in der Regel Wifi benutzt, also W-Lan. Damit hat selbst der Gabelstapler-Fahrer noch die Möglichkeit, mit Hilfe eines Tablets vor Ort nachzusehen, in welcher Menge die Ware online bestellt wurde, oder Vergleichbares. Eine solche Software ist aus keinem Logistikunternehmen wegzudenken, denn sie ist für das Kontrollieren, Beobachten, Analysieren und Verbessern zuständig. Genau das Richtige für Unternehmen, welche wachsen möchten.

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Die Zeiterfassungssoftware – die clevere Verwaltungsmöglichkeit

Die Zeiterfassungssoftware wird immer mehr von kleinen sowie mittleren Firmen genutzt. Der Benutzer loggt sich bei Arbeitsantritt einfach in die Software ein. Dabei kann der Mitarbeiter entweder die Arbeitszeit selber eintippen oder diese wird von dem System automatisch erfasst. Nachher erfasst die Software alle Arbeitszeiten oder führt eine automatische Zuordnung der Arbeitszeiten durch. Auf diese Weise können die Arbeitszeiten auf ihre Effektivität hin überprüft werden.

Weswegen ist ein Zeiterfassungssystem sinnvoll?

Der Unternehmer ist aus gesetzlicher Sicht nicht dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter zu verzeichnen. Doch das Gesetz verpflichtet dazu, die geleistete Mehrarbeit zu verzeichnen. Hierbei bleibt ihm selbst überlassen, ob er diese durch die Mitarbeiter notieren lässt beziehungsweise ob er ein Zeiterfassungssystem in das Unternehmen einführt. Denn laut Gesetz muss die Zeiterfassung des Arbeitgebers es möglich machen, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter prüfen zu können. In größeren Unternehmen kommen häufig Missbräuche vor. Mitarbeiter tragen entweder falsche Arbeitszeiten ein oder lassen sich von den Kollegen die eigene Chipkarte abstempeln, um mehr Arbeitsstunden vorzutäuschen. Deshalb stellt eine Zeiterfassungssoftware die geeignete Möglichkeit dar, dies zu verhindern und die Arbeitszeiten ohne großen Aufwand zuverlässig zu notieren.

Vorzüge einer Zeiterfassungssoftware

Durch den Gebrauch der Zeiterfassungssoftware werden sämtliche notwendigen Daten geliefert, die zur Kontrolle der Arbeitszeiten der Mitarbeiter notwendig sind. Diese übernimmt wirkungsvoll die Aufgabenstellung der Stempeluhr, die früher zum gleichen Zweck verwendet wurde. Während damals allerdings trotz der Stempeluhr alle Arbeitszeiten mühsam ermittelt werden mussten, übernimmt die Software ebenfalls jene Aufgabe und erspart dadurch vor allem kostbare Zeit. Dank dieser wird sehr schnell deutlich, welche Mitarbeiter zu spät kommen, wie viel Zeit für die Pausen eingelegt wird, welche Mitarbeiter gerade im Urlaub oder krankheitsbedingt abwesend sind und wie viele Überstunden bestehen. Die Software ermöglicht sogar eine projektgesteuerte Zuteilung der Arbeitszeiten. Dank der Zeiterfassungssoftware ist es sogar denkbar, mehrere Standorte zentral zu verwalten. Dies geschieht durch eine zentrale Verwaltung der Arbeitszeiten in einer gemeinsamen Datenbank. Im Unterschied zu einem elektronischen Zeiterfassungssystem bedeutet eine Zeiterfassungssoftware Kostensenkungen, weil diese im Vergleich zu der elektronischen Zeiterfassung erheblich günstiger ist. Daneben entfällt durch die Software die Anschaffung der Chipkarten, wodurch zusätzlich Geld gespart wird. Zwar werden diverse kostenlose Zeiterfassungssoftware angeboten, doch diese können nur den Ansprüchen kleinerer Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern gerecht werden. Eine kostenpflichtige Zeiterfassungssoftware ist deshalb für größere Unternehmen gewiss die sinnvollere Lösung. Denn solch eine Software hat diverse Auswertungsmöglichkeiten und einen viel größeren Funktionsumfang. Wird eine kostenpflichtige Software ausgewählt, wird häufig dazu noch ein Support angeboten, der besonders bei technischen Schwierigkeiten nützlich ist.